Lessons Learned: Music Design Thinking voor de Overheid

Afgelopen jaar heb ik een tweetal Music Design Thinking Sessies in opdracht van de overheid gedaan. De eerste sessie vond plaats in mei 2017. De tweede sessie vond, in de vorm van een Da Vinci sessie, plaats in november 2017. De eerste sessie werd georganiseerd voor een innovatie werkgroep van de Raad voor de Kinderbescherming. De tweede sessie werd georganiseerd door TestlabOM van het Openbaar Ministerie. Alhoewel beide sessies de inventarisatie, structurering en verdere uitwerking van aanwezige ideeën en competenties als doelstelling hadden, waren het compleet verschillende processen. Niet enkel door verschillen in de opzet en randvoorwaarden van de individuele sessies, maar ook door verschillen in de culturen van de ministeries en geschikte “aanvliegroutes” die je als Music Design Thinker moet kiezen.

De sessie, die ik gedaan heb voor de Raad voor de Kinderbescherming was qua tijd ruim van opzet. Er werd een compacte groep gevormd, met deelnemers die uit verschillende afdelingen van de betrokken organisatie kwamen. De deelnemers hadden al voorwerk gedaan en hadden ook hun eerste stappen in Design Thinking voor Innovatie gezet. Er waren ook al enkele onderwerpen aangedragen.

Er werden een ochtendprogramma en een middagprogramma ingericht, waarbij de opening van de dag verzorgd werd door de innovatie manager bij de Raad voor de Kinderbescherming. Na gezamenlijke presentaties in het ochtenddeel van de dag, gebruikte ik het middagdeel van de dag om samen met de deelnemers een fictieve casus te ontwerpen op basis van de dagelijkse praktijk van een raadsmedewerker. Er ontstond een intensief gesprek, waar enorm veel aspecten van het werk van de Raad voor de Kinderbescherming de revu passeerde. Inclusief barrières, valkuilen, blokkades in fricties. Een waardevolle inventarisatie en een heel leerzaam proces. Door als facilitator op te treden en het proces marginaal te begeleiden, kon ik de aspecten, die voor deze sessie relevant waren, registreren met het reactarot™ systeem.

Na deze gezamenlijke werksessie, die ondanks de visuele verslaglegging toch nog behoorlijk cognitief van aard was, heb ik samen met de deelnemers een selectie gemaakt van de onderwerpen, die tijdens de inventarisatie passeerden. Deze selectie zijn we gaan voorzien van creatieve expressies: een creatieve en heel plezierige bezigheid! Lego, Brio, papier, prittstift, potlood en stiften…. alles is langsgekomen. Op deze wijze ontstond een repertoire aan materiaal, dat ik de deelnemers ging laten gebruiken in het laatste deel van de sessie: het maken van muziek!
 
Dit laatste stadium van Music Design Thinking was expliciet bedoeld om de deelnemers de inhoud en de relaties tussen de inhoud op een compleet andere manier te laten ervaren. Ik wilde de deelnemers muzikaal voelen en denken laten ervaren: maar wel in samenhang met hun werk en professionele manieren van denken en voelen.

Het ervaren van andere manieren van gewaarworden van de kerntaken, kan deuren openen naar andere benaderingen om manieren van omgaan met die kerntaken te innoveren.

De uitkomst van de Music Design Thinking sessie bij de Raad voor de Kinderbescherming werd een rijke proces ervaring met een pragmatische proces registratie. De deelnemers hebben op een hele andere manier, naar hun plannen en inzichten kunnen kijken.

De sessie bij het Openbaar Ministerie had een andere opzet. Het zou een verdere ontwikkeling van een Music Design Thinking Sessie worden -Da Vinci Sessie- waarin het Music Design Thinking proces wel ingezet wordt, maar samen met een andere moderator het proces begeleidt zal worden. De beschikbare tijd was aanzienlijk korter en er zouden veel meer deelnemers zijn. Ook deze deelnemers zouden elk uit verschillende afdelingen van de organisatie vandaan komen. Deze deelnemers vormden niet al een werkgroep, maar werden geselecteerd op hun functie, positie en rol binnen de organisatie.

We besloten om de sessie zélf te gebruiken als een tool om inzicht te krijgen in welke thema’s en interesses er binnen de deelnemers leven en hoe deze thema’s samen zouden kunnen hangen.

Vanwege de relatief korte duur van de sessie, hebben we in deze opzet van deze Da Vinci Sessie gekozen om de deelnemers vóórdat de sessie plaatsvond, al onderwerpen aan te laten dragen. Anders dan de sessie voor de Raad voor de Kinderbescherming, waar ik er voor gekozen had om de onderwerpen ter plekke in kaart te brengen en met behulp van Music Design Thinking van expressie en vorm te voorzien, zou het bij het Openbaar Ministerie precies andersom moeten gaan.

Door de beschikbare creatieve technologie anders in te zetten en de deelnemers meer te betrekken bij het voortraject, konden we de expressieve rijkheid die we tijdens de sessie niet geheel zouden kunnen garanderen, compenseren met een rijkheid aan structureel inzicht tijdens en na de sessie. Met dit structurele inzicht zouden we tijdens de sessie, ter plekke kunnen beslissen hoe ver we konden gaan met creatieve expressies van het materiaal. We zouden echter wél maximale output van de sessie in zijn geheel kunnen garanderen. The best of both worlds. Een gedurfd, maar maar wel héél zinvol experiment.

Na enkele onverwachte wendingen, is het gelukt om met inbreng en toelichting van de deelnemers tijdens de sessie een helder beeld te scheppen van verbindingen tussen de aangedragen onderwerpen en mogelijkheden. De uitkomst van dit experiment werd een gedetailleerde proces registratie in de vorm van een inhoudelijk model en een visuele rapportage daarvan. De deelnemers hebben een uitgebreide inventarisatie van hun plannen en inzichten ontvangen.

Lessons Learned #1: De overheid is een rijke bron aan maatschappelijk relevante informatie én bijhorende (werk)processen. De medewerkers werken binnen behoorlijk geformaliseerde omgevingen en moeten vaak (terecht) strikte procedures volgen en dit reflecteert in de cultuur van de organisatie. Een uitdagende situatie om van binnenuit te innoveren. In zo'n cultuur out-of-the-box te denken is dan lastig. Het is even uitdagend om vanuit een creatief technologisch perspectief ad-hoc in zo'n cultuur te duiken en er op aan te sluiten. Door echter op gedoseerde wijze creatieve ontwerp strategieën te introduceren en die te verbinden aan de werkprocessen zoals die zijn binnen de overheid, zal het makkelijker worden om innovatie talent binnen de overheid te ontsluiten. Dit innovatie talent zal dan op zijn/haar beurt overheid en maatschappij dichter bij elkaar kunnen brengen, door "klinische structuren" te verbinden met "creatieve en intuïtieve interfaces".

Lessons Learned #2: je kunt met Music Design Thinking en ondersteunende technologie dynamische verschillen in randvoorwaarden van Music Design Thinking Sessies compenseren. Op deze manier kun je de beoogde doelstellingen van een sessie, waarin Music Design Thinking ingezet wordt, toch in een innovatie traject “componeren”. Maar: net zoals je bij een muzikale live performance verschillende aspecten van de performance tegelijk wel kunt arrangeren, dirigeren en uitvoeren, zul je toch af en toe ad-hoc beslissingen moeten nemen, die nog niet in je strategie en ontwerp voor het concert stonden. Verschillen in publiek, verschuivingen in timing, logistiek, etc. In de context van een band, die live muziek speelt kun je dan terugvallen op je band, de randvoorwaarden van een programma en natuurlijk het instrumentarium. In de context van een Music Design Thinking sessie is je instrumentarium echter een stuk breder en abstracter, dan traditionele band, een liveset, muziekinstrumenten en een PA. Het publiek vervult in beide gevallen een even belangrijke rol.

Vanuit de creatieve discipline kunnen we dan gelukkig terugvallen op het gezegde: Oefening baart kunst.

Als ik de twee sessies belicht vanuit de vier stadia, die voortkomen uit het Creative Knowledge Engineering kom ik tot het volgende overzicht:

 

Stadium 1: Artistieke exploratie met een persoonlijke, humanistische betrokkenheid.

Stadium 2: Artistieke en wetenschappelijke herstructurering met artistieke en humanistische betrokkenheid

Stadium 3: Wetenschappelijke en technologische formalisering

Stadium 4: Technologische Implementatie, exploitatie en maatschappelijke toepassingen*

* Componenten van de gebruikte ondersteunende software, worden ook in andere contexten gebruikt

 

afbeelding van Roger Lenoir
Roger Lenoir

Recente Posts

Publicatie in Spiegelbeeld: Spelenderwijs jezelf leren aarden

"Denken in beelden is iets anders dan denken in plaatjes. De beelden bewegen en staan continue onderling in verbinding. Als er iets verandert,...

04/21/2018 - 11:15 door Roger Lenoir
Visual Explorations: Ervaringsverhalen als Data Bronnen

De inzichten, die voortgekomen zijn uit "visuele exploraties" van maatschappelijk en persoonlijk belangrijke momenten in een...

01/13/2018 - 11:42 door Roger Lenoir

Projecten

Maylight Instituut voor Spirituele en Mentale Training biedt een breed spectrum aan opleidingen, producten en diensten voor particulieren en professionals aanbiedt, die intuïtie, creativiteit en onderzoek op een krachtige maar persoonlijke manier met elkaar verbinden.

Lees meer...
reactarot™ is een performance platform voor interactieve publicatie van processen, gebruikers en dat wat door de interacties tussen deze processen en gebruikers voortgebracht.

Lees meer...
Sirius is een Studiegids+ systeem, dat is voortgekomen uit onderzoek, naar de ontwerpprocessen, onderwijs en werkmethoden binnen de cultuur van HKU.

Lees meer...
De Da Vinci Sessies zijn georganiseerde evenementen, waarin gebruik gemaakt wordt van innovatieve technologie, beproefde coaching en storytelling technieken én gedegen netwerken met stakeholders, die allen bijdragen in de content en proces voorziening van de Da Vinci Sessie.

Lees meer...